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ビジネスホンの移転・オフィスの移転をする際のポイントです
まず、移転を考える際に一番最初に行動を起こすのは「物件探し」になるでしょう。
物件探しも地域や条件・広さ・使い勝手を考慮し決定していくのが通常です
ここで電話番号が関わってきます
移転する地域が、現在より遠ければ当然ながら電話番号が変更となります
しかし、近隣地域であれば「電話番号を変更しなくても可能」な場所もあります
【ステップ1】同番号で利用可能か調べる方法
ご利用中の電話機から局番なしの「116」で利用している電話会社へ繋がります
複数の電話会社を利用している場合は個別に連絡が必要ですので下記を参考にしてください
・NTT東日本：0120-116-000
・NTT西日本：0120-116-116
・SoftBank：0088-221-221
・KDDI：0077-7007
さて、物件が決まり電話番号の変更の有無が確認できましたら移転手続きを行います
【ステップ2】電話回線の移転手続きは早めに
電話回線の移転工事は約2週間から6週間掛かります
この4週間の差は次の通りです
１．メタル回線（アナログ・INS回線）：約2週間
２．ひかり電話回線：約4～6週間
メタル回線であれば2週間程度の電話工事が可能ですが、ひかり電話回線はインターネット回線を利用し通話を行う為、フレッツ光などのインターネット回線を引くことが必要です
物件により異なりますが、通常は電話会社が「事前に現地調査」を行い、その後に引き込み工事を行います
したがって、ひかり電話回線を利用するには早い段階での申込が必要となります
電話会社への手配が完了しましたら、社内印刷物やホームページへの告知を行います
３．電話番号継続利用の場合
電話番号の変更が無ければ、社内印刷物はそのまま利用可能ですので移転先の住所の公開のみで告知が可能です
４．電話番号が変わる場合
社内の印刷物の確認です
名刺・会社案内・封筒・ホームページ・取引先、顧客等への移転案内
【ステップ3】プロバイダの手続き
インターネット回線を接続するプロバイダの手続きも確認しましょう
例えば、現在フレッツ光マンションタイプのプロバイダを利用中で移転先は「フレッツ光ネクストハイスピードタイプ」など契約方式が変われば、プロバイダのID・パスワードも変更になります
移転当日、インターネットが使えない..などのトラブルを事前に防止し確認します
【ステップ4】旧設置場所からビジネスホンの撤去
現在利用中の場所から移転先へビジネスホンを運ぶ作業があります
これはビジネスホン業者へ依頼することがベストですが、地域や日程の関係でご自身が撤去する場合の注意点です
１．主装置：主装置には電源と電話回線が繋がっております。電話回線はニッパ等でパチパチと切って頂いて結構ですが間違って「電源を切らない様に」お願いします
２．ビジネスホン電話機は電話機の裏側にキヒモと呼ばれる、電話線が差してあります
これを抜くだけで結構です
また、余った電話線は移転先では利用しませんので廃棄となります
【ステップ5】移転先での電話機台数
以前と、ビジネスホンの利用台数が同じ場合・台数を減らす場合は「変更なし」でそのままビジネスホンの設置工事を行えば利用可能です
「電話機を増やす場合」はビジネスホン業者へ予め増設台数を伝え見積もりを取りましょう
また、電話機が増えることで主装置側の内線ユニットを増やす必要や、主装置の容量により交換が必要な場合もございますので事前にビジネスホン主装置の中を空けてユニットの確認を行います。電話機増設の確認方法
【ステップ6】ビジネスホン配置レイアウト
工事前にビジネスホンのレイアウト図を電話工事業者へ渡しておけば当日スムーズに施工が可能です。内装業者が作成したレイアウト図に電話機の位置を指定するだけで判断が可能になります
【ステップ7】ビジネスホンの先行配線
移転先でビジネスホン電話機の設置台数が多い場合、先行して電話線の引き込みを行います
移転日当日に、ビジネスホンの工事が間に合わない等のトラブルを防ぐのと共に机や事務機器を搬入と重ならない為に行います
【ステップ8】ビジネスホン設置工事
移転当日、ビジネスホンの設置工事を行います
電話会社（NTT・SoftBank・KDDI等）と同時刻に電話工事会社も訪問します
電話会社の工事時間はAMの場合は9:00から12:00、PMは13:00から15:00、15:00から17:00の区切りになります
ビジネスホン電話工事業者は時間の指定が可能ですの9:00からなど電話会社へ合わせる事が可能です
ここでは、主装置の設定・設置から各電話機への配線・電話機の設置を行います
LAN環境が必要な場合は電話配線と同時に行う事により、電話回線と同じ経路を利用しモール等の収容も一度に可能ですので、見栄えも良くなりスムーズです
まとめ：電話回線の手続きは「早めに」早過ぎる事などありません。手続きが遅れて移転先で電話が使いないことが最大のリスクです。ビジネスホンの移転に伴う電話工事はLAN工事やルーター設定・無線やwifi環境も同時に行うとスムーズになります
